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Fachabteilungen kaufen IT oftmals zu teuer ein

Die Beschaffung von IT-Lösungen und Digitalem an der IT-Abteilung vorbei wird weiter zunehmen. Das ist so, da müssen wir nicht lange lamentieren. Fachabteilungen nutzen ihre vorhandenen finanziellen Mittel immer stärker, um ihre Bedarfe aus ihrer Sicht richtig zu decken. Aber auch die Entscheider aus Marketing und Co. sollten nicht blindlings auf Einkaufstour gehen. Vielmehr gilt es, die richtigen Dienstleister und die richtigen Preise zu finden.

Immer häufiger werden Bestellungen oder Aufträge für IT und digitale Services nicht mehr von der Einkaufsabteilung oder der Unternehmens-IT, sondern von den Fachabteilungen direkt ausgelöst. Glaubt man den unterschiedlichen Studien, so werden bereits heute zwischen 10 und 40 Prozent der Ausgaben für digitale Leistungen vorbei an der IT-Abteilung getätigt.

Hier wird dann oft von der "Schatten-IT" gesprochen. Die sogenannte Schatten-IT nimmt derzeit in den deutschen Anwenderunternehmen immer größere Ausmaße an. Unter Schatten-IT wird in der Regel der Einsatz von Informations- und/oder Telekommunikationstechnologie sowie IT-basierten Prozessen und Organisationsabläufen verstanden, die neben der regulären IT-(Abteilung) - und in der Regel ohne deren Wissen - betrieben wird. Dieses Thema, das die IT-Verantwortlichen bereits seit Dekaden beschäftigt, wird zurzeit, bedingt durch Bereitstellungsmodelle wie Cloud Computing, dem Trend zur Diversifizierung von Geräten und Services und den Zugriff auf - sowie das Wissen über - Digitales durch die Anwender noch beschleunigt.

Oft werden Wildwuchs, technische oder organisatorische Probleme mit Schatten-IT verbunden. Aber auch die Betrachtung von prozessbezogenen Risiken und geschäftlichen Führungsrisiken führt dazu, dass das Thema in der allgemeinen Diskussion oft negativ besetzt ist. Dabei liegt ein zentrales Problem ganz woanders.

Das eigentliche Problem: Fachabteilungen kaufen zu teuer ein

Werden Software, Cloud-Services oder andere digitale Leistungen direkt von den Fachabteilungen beschafft, werden nur in den seltensten Fällen Rahmenverträge, ausgehandelte Rabattstaffeln oder Servicelevel einbezogen. Das bedeutet, es wird direkt auf geldwerte Vorteile verzichtet. Ferner kennen die Verantwortlichen in den Bereichen Marketing oder Personalwesen die Marktgegebenheiten nur ungenügend. Sie haben also kaum Kenntnisse über Markmechanismen, geschweige denn haben sie eine Preistransparenz. So ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass exemplarisch bei der Beschaffung einer SaaS-CRM-Lösung Standardrabatte nicht gezogen werden und Nebenabreden über Servicelevel nicht als Verhandlungsgegenstand eingebracht werden. Die Folge ist, dass Fachabteilungen in der Regel zu teuer einkaufen. In anderen Worten: Sie generieren zwar für sich durch die eigenständige Beschaffung - die Initiative - Vorteile, verpassen aber die Chance, eine wirtschaftliche Entscheidung zu treffen und verschwenden Budget.

Empfehlung

Verantwortliche aus Marketing, Vertrieb, HR oder Organisation, die vorbei an der IT-Abteilung beschaffen, sollten sich nicht durch blinden Aktionismus in Vertragsfallen, Abhängigkeiten oder in zu teure Verträge manövrieren. Vielmehr gilt es, neben den einzelnen Leistungsparametern insbesondere die Preise für Software oder Cloud-Services zu vergleichen. Besonders leicht fällt dieser Vergleich bei Dienstleistungen im Umfeld von Managed Services, Cloud-Computing oder bei konkreten Implementierungs- und Migrationsprojekten. Hier gilt es, gezielt die unterschiedlichen Marktpositionen der Dienstleister zu erkennen und für sich zu nutzen.

Kurzum, die klare Empfehlung: Das Beschaffen von IT oder digitalen Gütern durch Fachabteilungen darf keine emotionale Ad-hoc-Entscheidung sein. Vielmehr gilt es, innerhalb der Fachabteilung nüchtern zu analysieren und schlagkräftig zu beschaffen.



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